Ammustel aegadel olid sündmusteks traditsioonilised inimeste kokkusaamised, mis andsid võimaluse tundma õppida enda ümbruskonnas elavaid inimesi ning mis oli suursündmuseks.
Sündmus peaks ikka olema see ettevõtmine kuhu minnakse hea tujuga ning selleks, et näha sõpru ja saada uusi tutvusi. Kuid kahjuks tänapäeval on asi sündmusest väga kaugele läinud :(
Jah.. tore on minna kohale hea tujuga ja uusi tutvusi saada aga mis kasu sellest on kui tuju tekitamiseks pead sa ennast nii täis jooma, et ei mäletagi kuhu sa läksid ning mida annavad uued tutvused kui sa ei mäletagi kellega sa rääkisid?
Sündmuse olemuse ju määravad ära ikkagist seal osalejad ning kui tulevad peole kasimatud ja kontrollimatud siis sündmus tuleb ka ju selline olgu tegevus milline tahes. Ehk siit tulebki välja, et sündmus algab korralikust eeltööst !
Korralik eeltöö [iga idee on väärt teostamist!] :
Kuigi kõik ideed on väärt teoks saamist siis tuleb need korralikult läbi mõelda:
- Kas idee üksinda toimib või on vaja juurde midagi ning kui palju finantsi sündmus vajab;
- Kui suur on oodatav külastajate arv ning kes on sihtgrupp;
- Vastavalt külastajatele tuleb valida koht:
suurus - keegi ei tohi ukse taha jääda ning liigne tühi ruum jätab halva mulje;
turvalisus - vastavalt ruumi suurusele ning inimeste arvule peab olema turvamehi;
ligipääsetavus - mida lihtsamalt saab sündmusele seda enam soovitakse tulla; - Mida saab teha külastaja kui ta sündmusele tuleb - kas see on ikka sündmus kui ainuke tegevuse on alkoholi kaanida või ühe loo ajal jalga keerutada;
- Sündmuse toimumise aeg peab olema läbi räägitud nii kohaga, esinejatega ning jälgima peaks ka sihtgrupile aja sobilikkust;
- Mis võimalused on reklaami tegemiseks ja mis kanaleid pidi jõutakse sihtgrupini;
Kõige eelneva põhjal tuleb kokku panna siis eelarve ning tegevuste järjekord koos tegevusajaga.
Eelarve tegemiseks ei pea kasutama mingeid ime vigureid ning kõige parem lahendus on näiteks google spreadsheet:
- lisa ühte jaotusse kõik võimalikud tuluallikad ning teise kõik, mille peale rahha kulub;
- kindlasti ehita eelarve üles summadele, mis mõtteis mõlguvad ning kui see kõik tehtud siis tee lisaks veel kõrvale tulp kus on kirjas kõige hullem seis ehk näiteks kui sul on plaanis teha üritust 1000ndele inimesele siis teegi eelarve nii, et arvestad nende piletituluga ning lisatulpa pane näiteks 300 külastajat ja vaata kuidas siis välja tuled, et teaksid arvestada kui piletite müük ei kulge;
Tegevuste järjekorra puhul lihtsalt pane kirja, mis ajaks peaks olema näiteks plakatite kujundus valmis olema, et need saaks laiali jaotatud ning reklaam jõuaks sihtgrupini õigeaegselt. Kindlasti tuleb seda teha koos peakorraldajate tiimiga, et kõik mõistaks ajakava ning saaks kaasa lüüa oma ideedega (hilisemate paranduste sisse viimiseks kõigi poolt on hea kasutada näiteks google documenti):
- Algselt pane kirja kõik tegevused, mis peaks tegema;
- Lisa kõikidele kõige õigem aeg kui need võiks olla tehtud ning pärast lisa ka kõige viimasem kuupäev;
- Kindlasti pane paika ka eeldatav sündmuse kava, et inimestel oleks midagi teha ning sündmus oleks meeldejääv ja saaksid läbi mõelda esinejad;
Kui eelarve ja kava olemas siis hakka suhtlema kohaga ning esinejatega:
- Koha juures peab siis arvestama plaanitud ürituse suurust ning rahva arvu;
- Suurt rõhku tuleb lisada turvalisuselt - iga grupi külastajate peale peab olema vähemalt üks turvamees (kui ruumid väiksed siis üks turvamees ühe ruumi peale, piletimüüki üks-kaks ning lisaks üks kes käib ringi ja annab vahetust ehk u. 1 turvamees 50-70 inimese kohta);
- Koht peab sobima ka esinejaga ja sündmuse olemusega - kui on rahulik meeleolu kontsert siis peab ka koht soliidsust peegeldama ning kärarikkal reivil pole ju ruumi väljanägemisel suurt tähtsust;
- Alati on hea pakkuda inimestele söödavat ja joodavat ning kui need on võimalik koha poolt saada siis on ju mitu korda vähem muretsemist ning plaanimist, mis on alati hea suurettevõtmiste puhul - mida vähem stressi seda paremini saab sündmus tehtud! - ehk sööki ja jooki võiks olla üle pigem kui jääb puudu;
- Alati võib ju võtta ainult tipptegijad kuid selleks saamiskes peab olema ka alustajatel võimalus ehk lisaks peaesinejale võta juurde ka neid kes alles ehitavad oma esineja staatust;
Õigeaegselt tuleb hakata ka koostööpartnereid leidma kuid kindlasti peale koha ja esinejate paikasaamist kuna siis on parem kuvada koostööpartnerite oma usaldust ning sündmuse olemust:
- Koostöö ei seisne ainult selles, et sulle antakse mingi toode ja sa paned bänneri üles vaid on vägagi palju võimalusi kuidas asi on kasulik mõlemale: näiteks võib seisneda koostöö teenuste kasutamises - mobiilioperaatoritelt võib küsida mobiili auhindu ja samas korraldada näiteks sms mäng piletite numbritega või siis parima bändihääletus - samas on tooteid pakkuvatele ettevõtetele on parim tema toode kui seda saab proovida;
- Kindlasti tuleb suhelda koostööpartneritega ausalt, uskuda ise seda mida sa suust välja ajad ning kinni pidada kõikidest lubadustest;
- Kindlasti kõige parem koostöö peab olema kohaga kuna sealt on võimalik saada nii sööki ja jooki kui ka hinnaalandust - see on ju naeruväärne kui sa tood ühel õhtul maja täis rahvast kes tarbib kohalikku teenust, lisad neile kavva tegevust ning esinejad ja siis pead sa veel maksma selleks, et seal korraldada - see on ju puhas reklaam kohale ning peaks olema tasuta;
Kui paljud asjad juba jooksevad siis on õige aeg mõelda korralikult tegevusele - mida külastaja teeb sellest hetkest alates kui näiteb oma piletit turvamehele kuni hetkeni mil sulgeb välisukse enda järel:
- Mida rohkem pakkuda häid mälestusi külastajale seda tõenäolisem on, et ta tuleb ka järgmine kord ning võtab mitu sõpra kaasa - iga traditsiooniline sündmus alustab pisikeselt, et suureks sirguda rahulikult nagu ka inimene kasvab;
- Iga üksiku inimese tegevuse üle ei pea pead vaevama vaid vaatama, et neil oleks midagi teha ning vaadata - kui soovid, et:
- nad lööks kaasa mängude siis paku head show;
- nad tantsiks siis mängi neile head muusikat;
- nad suhtleks anna neile põhjus ja võimalus selleks; - Mõnele tegevusele võiks anda lisaks osalemise rõõmule ka auhinna, et koju minnes jääks vastav tegevus ka meelde;
Ükski sündmus samas ei saa toimida ilma külastajateta ning nende kohale tulekuks on vaja info nendeni toimetada ehk ennast reklaamida:
- Tuleb otsida parimad kanalid, millega sihtgrupp kokku puutub - olgu see siis tänavaplakatid, raadiokanalid, sotsiaalvõrgustikud või lihtsalt mõni kindel mailinglist;
- Üleliigset infot ei ole mõtet hakata sihtgrupile jagama - mida lühem ja löövam on info, mis külastajani jõuab seda paremini ta toimib ning kindlasti peab sellel olema korralik meeldejääv "nägu";
- Reklaami tegemisel tuleb jälgida ka muud toimuvat - kui on reklaami mõttes ülekoormaatud aeg mõnes kanalis tuleb leida paremaid lahendusti, et külastaja just teie info leiaks üles ja meelde jätaks. Kindlasti tuleb jätta ka külastajale piisav varuaeg, et infot seedida ning samas tuleb vaikselt pidevalt meelde tuletada ennast kuni sündmuse hetkeni, et reklaam ei kaoks info mürasse ära ja ei muutuks halliks massiks.
Kui sündmus on täies hoos siis lihtsalt naudi ning ära muretse kui kõik plaani päraselt ei lähe - alati on ju hea kui näiteks bänd läheeb hoogu ja teeb mitu lisalugu (neilegi jääb hea mälestus kui rahvas elab ja elab kaasa ning nad saavad seda kuulsust nautida) või jääb mõni mängu ära (keegi peale korraldajate ei tea ju täpset tegevust).
Sündmuse ajal ole ka kindlasti kättesaadav kõigile teistele, et saaksid infoga kursis olla ning murede korral vastuseid anda.
Kui on soov kaasa lüüa sündmusel ja tahad alkoholi tarbida siis tarbi, kuid vaata et see on väikeses koguses kuna sina oled ju vastutaja - isegi siis kui sa oled ainult natukene abiks. Kui midagi juhtub pead ju sina hakkama seda lahendama ja aru andma kas siis teistele korraldajatele, halvimal juhul koha omanikule või lausa korrakaitsjatele.
Suhtle ja toeta kõiki, kes seotud vastava sündmusega korraldamisega, et nad teaksid oma vajalikkust kuna ilma nendeta ei toimu ju sündmust, mida korraldate ning ainult nii süvenetakse oma tegemisse ja antakse endast maksimum.
---
Loodetavasti aitab see tekstike siin natukenegi parandada sündmuste kvaliteeti, mis toimumas iga päev ja öö nii, et külastajatel oleks midagi seal teha ning nad saaks igalt sündmuselt kaasa meeldejääva mälestuse, millest rääkida ka oma lastelaste koerale ;)
Palju kordaminekuid ja julgust oma ideede täideviimisele soovides,
Ragnar
---
Miks ma üldse sellest kõigest räägin ?
Andke tõesti andeks aga ma ei saa tõesti aru neist üritustest, mis klubides toimuvad kus on ainult 5 minutit tegevust ning ülejäänud ajast lihtsalt juuakse ennast nii täis, et ei saa aru kus oled ja kes oled.
Ja teiseks käisin 2o1o. aasta detsembersis sellisel sitajunnil nagu "DILETANTIDE AVANGARD 20", mis toimus "kultuuritehases polümer".
Miks sitajunn ?
- koht : suitsu täis ja külm peldik;
- turvalisus : kolm turvameest mingi 1000 inimese kohta;
- sissepääs : algul trügid koridori ühte otsa ja siis tagasi kuna otsast saad pileti ja sissepääs jälle alguses;
- korraldus, mis välja paistis : kui päris aus olla siis täielik null;
- esinejad : täisa tore nii palju kui üldse nägi (kella poole 1st pandid pidu kinni kuna päästeamet käskis halva turvalisuse pärast);
- suitsetamine : no seal ei olnudki piirangut aga minu teada juba mitu aastat on meil keelatud avalikel üritustel siseruumides suitsetada;
- ruumid : fui kui külm ning kui rõve seal oli .. no tõesti üks koridor oli kus midagi nägi aga muidu ainult pilkane pimedus ja igal pool mingid trepid kust võid surnuks kukkuda;
- kava : no kui see oli siis ei mõistnud seda keegi kuna kõik käis ilma ajakavata;
- tegevus : mida muud ikka tahta kui lihtsalt hüpata ning ennast täis juua kuni hetkeni mil ei saa midagi aru oma olemasolust;
- hügieen : vetsud suht puudusid ning olid täis lastud ilma paberita panipaigad;
